Why Do Japanese People Frequently Apologize Even When They Are Not at Fault?
일본인은 자신의 잘못이 아닌 경우에도 왜 자주 사과하는가?
Opening Question
In Japanese streets, shops, and workplaces, one frequently hears the expression sumimasen (すみません). People use it when asking someone to let them pass, making a small request, or even thanking someone for their help. When a train is delayed or a service problem occurs, an employee who did not personally cause the problem may still be the first to bow and apologize.
To an outsider, it can seem puzzling that someone would apologize when another person was responsible. This is particularly difficult to understand in cultures where an apology is commonly interpreted as an admission of responsibility. Does apologizing in Japan always mean acknowledging one’s own fault? Why do Japanese people sometimes apologize even when responsibility is unclear or the situation was not caused by them?
A Short Answer
In Japan, an apology does not simply mean admitting wrongdoing. It can also show that one recognizes another person’s inconvenience, wishes to ease an uncomfortable atmosphere, and hopes to restore the relationship. For this reason, someone may apologize without being personally at fault, especially when representing an organization or serving in a particular role.
Sumimasen can express not only apology but also a request, gratitude, or a polite attempt to attract someone’s attention. When receiving help, a person may use it to acknowledge that someone has gone to some trouble on their behalf. Japanese people do not apologize frequently because they necessarily feel guilty, but because verbal consideration for others and the maintenance of smooth relationships are deeply embedded in everyday communication.
Understanding the Background
Japanese has several expressions of apology, each suited to different situations and relationships. Gomen nasai (ごめんなさい) is a relatively direct apology, while mōshiwake arimasen (申し訳ありません) carries greater weight and is often used in professional or formal settings. Shitsurei shimasu (失礼します), literally acknowledging an intrusion or breach of courtesy, may be used when entering a room or leaving before others. The choice of expression depends not only on the seriousness of the mistake but also on social distance, status, and setting.
Sumimasen, in particular, crosses the boundary between apology and gratitude. When someone picks up an item another person has dropped or offers unexpected help, the recipient may say sumimasen instead of arigatō. The expression conveys appreciation while also recognizing that the other person has made an effort on one’s behalf. In this sense, Japanese apologies often function as acts of consideration before questions of right and wrong are fully addressed.
A Closer Look
In Japanese apologies, a person’s role may sometimes take precedence over personal responsibility. A store employee may apologize because a customer has experienced inconvenience, even though the employee did not cause the problem. Likewise, a manager may express regret for something involving a subordinate or the organization. Such an apology is often less a confession of personal guilt than a sign that the person accepts the duties of their position and will not disregard the problem.
Apologizing can also serve as a buffer that prevents conflict from escalating. Recognizing another person’s inconvenience or feelings before debating the cause and assigning responsibility creates space for the conversation to continue. This practice is closely connected with a style of communication that values social harmony and allows others to preserve their dignity.
Not every apology, however, is sincere or followed by responsible action. Repeated formulaic apologies may sound empty, and without an explanation, remedy, or effort to prevent recurrence, they may be criticized for obscuring responsibility. Japanese people also differ according to generation, personality, and circumstance, so frequent apologizing should not be treated as an unchanging national characteristic.
What It Means for Understanding Japanese Society
To understand apology in Japan, it is important not to assume that apologetic words always amount to an admission of legal or moral responsibility. Saying “I am sorry” may be the first step toward recognizing another person’s inconvenience and restoring the relationship before fault has been determined. Without understanding this distinction, one may interpret a Japanese apology as a more serious admission of responsibility than intended—or dismiss it as merely superficial. Such differences in interpretation can create misunderstandings in international workplaces and business relationships.
What follows the apology is therefore crucial. Even if apologizing is a culturally familiar way of showing consideration, it cannot replace an investigation of the cause, appropriate compensation, or measures to prevent the problem from happening again. The meaning of apology in Japanese society becomes clearer when it is understood not as the final conclusion about responsibility, but as a way of opening dialogue and readjusting a strained relationship.
Dr. Ryu’s Insight
When I was studying in Japan, sumimasen was probably the expression I heard most often—and, looking back, perhaps the one I used most often as well. At first, I found it unfamiliar to hear people say it even when they did not appear to have done anything wrong. Yet as I observed it being used naturally when receiving help or making a request, and began using it myself in many different situations, I came to understand that it conveyed far more than a simple apology.
In Korea, people also begin requests with an expression meaning “I am sorry, but…” and employees may apologize on behalf of their organizations. However, whereas the Korean expression joesonghamnida (죄송합니다) tends to evoke wrongdoing and responsibility more directly, the Japanese sumimasen often carries a wider range of meanings, including gratitude, a request, and consideration for another person’s effort. Although both are words of apology, their meaning and emotional weight are not necessarily the same in the two societies.
The reason Japanese people frequently apologize even when they are not personally at fault is not that they wish to assume responsibility unconditionally. Rather, they are acknowledging that another person has experienced inconvenience, lowering the tension, and expressing a desire to maintain a harmonious relationship. When someone apologizes as a representative of an organization or in an official role, the apology may signify consideration for the other person and a willingness to address the problem, rather than an admission of individual fault.
What I came to realize through living in Japan is that the sincerity of an apology cannot be judged simply by how often someone says sumimasen or how deeply they bow. Offering an apology first can be a form of wisdom that helps ease conflict, but if it remains only a formal expression, it can also obscure where responsibility truly lies. In my view, the most important question in understanding Japanese apology culture is not how frequently people apologize, but whether their words are followed by a genuine effort to recognize the other person’s difficulty and resolve the problem.
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References
- Motoko Yamamoto, “The Apologetic Expression of Gratitude Sumimasen: Why Sumimasen Has the Dual Meanings of Gratitude and Apology,” Journal of the International Student Center, Shinshu University, No. 4, 2003.
- Tomoko Kumagai, “Facework in Japanese Apologies: Insights from Contrastive Studies of Communicative Behavior,” Annals of the Institute for Comparative Studies of Culture, Tokyo Woman’s Christian University, No. 74, 2013.
- Naomi Sugimoto, “A Japan-U.S. Comparison of Apology Styles,” Communication Research, Vol. 24, No. 4, 1997.
- William W. Maddux, Peter H. Kim, Tetsushi Okumura, and Jeanne M. Brett, “Cultural Differences in the Function and Meaning of Apologies,” International Negotiation, Vol. 16, 2011.
일본인은 자신의 잘못이 아닌 경우에도 왜 자주 사과하는가?
질문을 던지며
일본의 거리나 상점, 직장에서는 “스미마센(すみません)”이라는 말을 자주 들을 수 있다. 길을 지나가게 해 달라고 할 때, 상대에게 작은 부탁을 할 때, 도움을 받은 뒤에도 이 표현을 사용한다. 열차가 지연되거나 서비스에 문제가 생기면 직접 원인을 제공하지 않은 직원이 먼저 고개 숙여 사과하기도 한다.
외국인의 눈에는 잘못한 사람이 따로 있는데 왜 이 사람이 사과하는지 의아하게 보일 수 있다. 사과를 곧 책임 인정으로 받아들이는 문화에서는 더욱 그렇다. 그렇다면 일본에서 사과는 단순히 자신의 과오를 인정하는 말일까? 일본인은 왜 책임이 분명하지 않거나 자신의 잘못이 아닌 상황에서도 먼저 사과하는가?
핵심부터 말하자면
일본에서 사과는 잘못을 인정하는 행위만을 뜻하지 않는다. 상대가 불편을 겪었다는 사실을 알아차리고 있음을 보이며, 어색해진 분위기를 누그러뜨리고 관계를 원래 상태로 되돌리려는 의사소통이기도 하다. 따라서 자신의 직접적인 과실이 없어도 상황에 관련된 사람이나 조직을 대표하는 위치에서 사과할 수 있다.
“스미마센”은 미안함뿐 아니라 부탁, 감사, 주의 환기에도 사용된다. 상대가 자신을 위해 수고했음을 인정하며 “수고를 끼쳐 미안하다”는 마음을 전하는 것이다. 일본인이 자주 사과하는 이유는 모두가 죄책감을 느껴서라기보다 상대에 대한 배려와 관계의 원활함을 말로 확인하는 관습이 발달했기 때문이다.
질문의 배경 이해하기
일본어의 사과 표현은 상황과 관계에 따라 다양하다. “고멘나사이(ごめんなさい)”는 비교적 직접적인 사과이고, “모시와케아리마센(申し訳ありません)”은 업무나 공식적인 자리에서 더 무겁게 사용된다. “시쓰레이시마스(失礼します)”는 실례하겠다는 뜻으로, 방에 들어가거나 먼저 자리를 떠날 때처럼 상대의 영역이나 순서를 건드리는 상황에도 쓰인다. 표현을 선택할 때에는 잘못의 크기뿐 아니라 상대와의 거리, 지위, 장소도 고려된다.
특히 “스미마센”은 사과와 감사의 경계를 넘나든다. 누군가 떨어뜨린 물건을 주워 주거나 예상 밖의 도움을 베풀었을 때 “아리가토” 대신 “스미마센”이라고 말할 수 있다. 이는 도움받은 기쁨과 함께 상대에게 수고를 끼쳤다는 부담을 인정하는 표현이다. 이처럼 일본어의 사과는 누가 옳고 그른지를 밝히기 전에 상대와 상황을 배려하는 언어행위로 기능해 왔다.
조금 더 깊이 들여다보면
일본의 사과에는 개인보다 역할이 앞서는 경우도 있다. 매장 직원은 자신이 만들지 않은 문제에도 고객이 불편을 겪었다는 이유로 사과하고, 조직의 책임자는 부하 직원이나 회사에서 발생한 일에 대해 먼저 유감을 표한다. 여기서 사과는 개인적 죄책감의 고백이라기보다 자신이 맡은 위치에서 문제를 외면하지 않겠다는 태도에 가깝다.
또한 사과는 갈등이 커지는 것을 막는 완충장치가 된다. 원인과 책임을 즉시 따지기보다 먼저 상대의 불편이나 감정을 인정하면 대화를 이어 갈 여지가 생긴다. 체면을 지켜 주고 조화를 중시하는 의사소통 방식과 연결되는 부분이다.
그러나 모든 사과가 진심이거나 책임 있는 해결로 이어지는 것은 아니다. 반복되는 정형적 사과는 형식적으로 들릴 수 있으며, 원인 설명과 재발 방지책이 없다면 책임을 흐린다는 비판도 받는다. 일본인도 상황과 세대, 성격에 따라 사과하는 방식이 다르므로 이를 변하지 않는 국민성으로 단정해서는 안 된다.
일본 사회를 이해하는 데 어떤 의미가 있는가
일본의 사과 문화를 이해하려면 사과의 말과 법적·도덕적 책임 인정을 반드시 같은 것으로 보지 않아야 한다. 일본에서 “미안하다”는 표현은 누가 잘못했는지를 확정하기 전에 상대의 불편을 인정하고 관계를 회복하기 위한 첫 단계가 될 수 있다. 이 차이를 모르면 일본인의 사과를 실제보다 무거운 책임 인정으로 해석하거나, 반대로 형식뿐인 말로 오해하기 쉽다. 서로 다른 문화권의 직장이나 거래 관계에서는 이러한 해석의 차이가 갈등을 키울 수도 있다.
중요한 것은 사과 이후의 행동이다. 사과가 상대를 배려하는 문화적 언어라 해도 원인 규명과 보상, 재발 방지까지 대신하지는 못한다. 일본 사회의 사과는 책임의 결론이라기보다 대화를 시작하고 관계를 조정하는 표현으로 이해할 때 그 의미가 더 분명해진다.
Dr. Ryu’s Insight
내가 일본에서 유학하던 시절, “스미마센”은 아마 가장 많이 들었던 말이자 돌이켜보면 나 역시 가장 많이 했던 말인지도 모르겠다. 처음에는 잘못한 일이 없어 보이는데도 이 말을 사용하는 것이 낯설었다. 그러나 도움을 받았을 때나 부탁할 때에도 자연스럽게 쓰이는 모습을 지켜보고 나 또한 여러 상황에서 사용하면서, 이 말에는 단순한 사과 이상의 의미가 담겨 있음을 알게 되었다.
한국에서도 “죄송하지만”이라는 말로 부탁을 시작하거나 담당자가 조직을 대신해 사과한다. 다만 한국어의 “죄송합니다”가 잘못과 책임을 비교적 직접적으로 떠올리게 한다면, 일본어의 “스미마센”은 미안함뿐 아니라 감사와 부탁, 상대의 수고에 대한 배려까지 폭넓게 담는 경우가 많다. 같은 사과의 말이라도 두 사회에서 받아들여지는 의미와 무게가 반드시 같지는 않다.
일본인이 자신의 잘못이 아닌 경우에도 자주 사과하는 이유는 책임을 무조건 떠안기 위해서가 아니다. 상대가 불편을 겪었다는 사실을 먼저 인정하고 긴장을 낮추며, 관계를 원만하게 이어 가고 싶다는 뜻을 나타내기 위해서이다. 조직이나 직책을 대표하는 사람이 사과하는 것 역시 개인의 과실을 인정한다기보다 자신이 맡은 역할에 따라 상대를 배려하고 문제를 외면하지 않겠다는 태도를 보이는 경우가 많다.
내가 일본에서 생활하며 느낀 것은 사과의 횟수나 고개를 숙이는 모습만으로 그 진정성을 판단하기는 어렵다는 점이다. 먼저 건네는 “스미마센”은 갈등을 부드럽게 풀어 가는 지혜가 될 수 있지만, 형식적인 말에 그친다면 실제 책임을 흐리는 수단이 될 수도 있다. 결국 일본의 사과 문화를 이해할 때에도 중요한 것은 그 말을 얼마나 자주 하는가가 아니라, 그 뒤에 상대의 불편을 헤아리고 문제를 해결하려는 행동이 이어지는가 하는 점이라고 생각한다.
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참고문헌
- 야마모토 모토코, 「감사의 사과 표현 ‘스미마센’—‘스미마센’이 감사와 사과 두 의미를 갖는 이유」, 『신슈대학교 유학생센터 기요』 제4호, 2003.
- 구마가이 도모코, 「일본어의 ‘사과’를 둘러싼 페이스워크—언어행동의 대조연구를 통해」, 『도쿄여자대학교 비교문화연구소 기요』 제74호, 2013.
- Naomi Sugimoto, “A Japan-U.S. Comparison of Apology Styles,” Communication Research, Vol. 24, No. 4, 1997.
- William W. Maddux, Peter H. Kim, Tetsushi Okumura, and Jeanne M. Brett, “Cultural Differences in the Function and Meaning of Apologies,” International Negotiation, Vol. 16, 2011.